EsaLink & Stratow pour l’archivage de vos factures électroniques

Mis à jour le 12 novembre 2026

En bref

• La facturation électronique ne s’arrête pas à la transmission : les factures doivent aussi être conservées dans des conditions qui garantissent leur authenticité, leur intégrité et leur lisibilité.
• La Plateforme Agréée (PA) assure la conservation des factures qu’elle traite, pendant 10 ans. Cet archivage fait partie de son service.
• Archivage de la PA, coffre-fort numérique et archivage à valeur probante ne sont pas équivalents. Le dernier est le seul à couvrir tout le cycle de vie du document et à apporter une présomption de fiabilité en cas de contrôle ou de litige.
• La facture électronique ne dispense pas de la piste d’audit fiable (PAF) : conserver la facture avec ses justificatifs (commande, livraison, paiement) renforce votre preuve.
• EsaLink propose, avec son partenaire Stratow, une solution d’archivage à valeur probante certifié, en complément de l’archivage assuré par la PA.

Sommaire

• Pourquoi l’archivage compte autant que la transmission
• Ce que fait l’archivage de la Plateforme Agréée
• Coffre-fort numérique ou archivage à valeur probante : quelle différence ?
• Archivage et Piste d’Audit Fiable : le lien
• Deux besoins, deux niveaux de réponse
• EsaLink x Stratow : l’archivage à valeur probante en complément de la Plateforme Agréée
• Quand l’archivage certifié devient pertinent
• 6 questions à vous poser pour votre archivage
• Vous êtes éditeur partenaire Solution Compatible ?
• Questions fréquentes
• Passez à l’étape suivante

Pourquoi l’archivage compte autant que la transmission

Depuis le démarrage de la réforme le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA reçoivent des factures électroniques via une Plateforme Agréée, et les grandes entreprises et ETI émettent déjà selon ce circuit. Les PME, TPE et micro-entreprises suivront le 1er septembre 2027.

Mais une facture ne vit pas que le jour de son envoi. Lors d’un contrôle fiscal ou d’un litige commercial, vous devez pouvoir retrouver la facture, prouver qu’elle n’a pas été modifiée et la rendre lisible, parfois plusieurs années après. L’article 289 VII du CGI impose ces trois garanties : authenticité de l’origine, intégrité du contenu, lisibilité.

Côté durée, les pièces comptables se conservent 10 ans (Code de commerce), et la durée fiscale de conservation est de 6 ans. Alignez votre politique sur la durée la plus longue.

Lire aussi Le guide complet sur l’archivage des Factures Electroniques.

Ce que fait l’archivage de la Plateforme Agréée

Dans le cadre de son service, une Plateforme Agréée conserve les factures traitées dans le circuit de la facturation électronique, pendant 10 ans. Cet archivage est intégré au périmètre du service PA : il répond aux obligations qui incombent à la plateforme.

Il est précieux, mais il a un périmètre précis :

• il concerne les factures qui transitent par la plateforme ;
• il ne remplace pas l’organisation de vos propres pièces justificatives (bons de commande, bons de livraison, preuves de paiement) ;
• il ne constitue pas, en soi, un système d’archivage électronique à valeur probante.

C’est pourquoi la question se pose : l’archivage de ma PA suffit-il, ou dois-je aller plus loin ?

Coffre-fort numérique ou archivage à valeur probante : quelle différence ?

Les deux termes sont souvent utilisés comme synonymes. Ils n’offrent pourtant pas le même niveau de garantie.

	Coffre-fort numérique sécurisé	Archivage à valeur probante certifié (NF 461)
Principe	Espace de stockage protégé, à accès restreint	Véritable système d’archivage électronique (SAE)
Cadre	Bonnes pratiques de sécurité	Normes NF Z42-013 / ISO 14641, certification par un organisme tiers indépendant (marque NF 461)
Garanties	Conservation et contrôle de l’intégrité : empreinte, horodatage, traçabilité des accès	Intégrité, authenticité et pérennité démontrables dans le temps
Cycle de vie couvert	Partiel : conservation	Complet : versement, politique de conservation, gestion des formats, traçabilité, restitution, destruction, réversibilité
En cas de contrôle ou de litige	Protège vos documents	Apporte une présomption de fiabilité : l’authenticité et l’intégrité peuvent être démontrées

En clair : le coffre-fort protège vos documents, l’archivage certifié permet en plus de prouver qu’ils n’ont pas été altérés, sur toute la durée de conservation.

Archivage et piste d’audit fiable : le lien

La piste d’audit fiable est l’ensemble des contrôles et justificatifs qui établissent un lien fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services correspondante (article 289 VII du CGI). Elle sert à :

• garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture ;
• justifier, en cas de contrôle, la déductibilité de la TVA et la réalité de l’opération ;
• relier facture, commande, bon de livraison et paiement.

La facturation électronique ne dispense pas l’entreprise de sa PAF. C’est là que l’archivage prend de la valeur : conserver la facture avec ses justificatifs associés, dans des conditions qui garantissent leur intégrité, renforce la solidité de votre piste d’audit.

Pour approfondir : notre guide pratique de la Piste d’Audit Fiable

Deux besoins, deux niveaux de réponse

	Archivage PA	Archivage à valeur probante certifié
Nature	Obligation liée au service de la Plateforme Agréée	Solution complémentaire pour aller plus loin
Durée	10 ans	Selon votre politique de conservation
Périmètre	Factures traitées par la PA	Factures et documents versés au SAE (par exemple les justificatifs de la PAF)
Garanties	Conservation dans le cadre du service PA	Garanties renforcées sur la conservation et l’intégrité
Intérêt pour la PAF	Trace des factures et statuts	Appui concret pour la PAF et les situations de contrôle ou de litige

EsaLink x Stratow : l’archivage à valeur probante en complément de la Plateforme Agréée

Pour les entreprises qui souhaitent renforcer la sécurisation de leurs documents, EsaLink propose, en partenariat avec Stratow, une solution d’archivage à valeur probante certifié. Stratow est également référencé parmi les partenaires Solutions Compatibles d’EsaLink, avec sa solution Sylow, dédiée à l’archivage électronique à valeur probatoire.

L’objectif est d’aller au-delà de la simple conservation : apporter des garanties renforcées sur l’intégrité, l’authenticité et la pérennité des documents, en complément de l’archivage assuré dans le cadre de la Plateforme Agréée Hubtimize e-Invoicing.

Concrètement, vous conservez le circuit de facturation d’EsaLink et ajoutez, si votre situation le justifie, une couche d’archivage certifié pour vos factures et leurs justificatifs.

Quand l’archivage certifié devient pertinent

L’archivage de la PA répond à l’obligation de conservation du service. Un archivage à valeur probante mérite d’être étudié si :

• vous voulez un dispositif de preuve robuste en cas de contrôle fiscal ou de litige commercial ;
• vos volumes ou vos enjeux financiers sont élevés, ou vos factures touchent des montants importants ;
• vous conservez des justificatifs associés (commandes, bons de livraison, preuves de paiement) que vous souhaitez sécuriser au même niveau que la facture ;
• vous évoluez dans un secteur exigeant sur la traçabilité ;
• vous souhaitez maîtriser la réversibilité : récupérer vos archives sous une forme exploitable si vous changez de prestataire.

Ces critères sont indicatifs : le niveau d’archivage adapté dépend de votre activité, de vos flux et de votre politique de gestion des risques.

6 questions à vous poser pour votre archivage

• Où sont conservées mes factures émises et reçues aujourd’hui, et pendant combien de temps ?
• Puis-je démontrer qu’une facture n’a pas été modifiée depuis sa réception ou son émission ?
• Mes factures restent-elles lisibles (formats Factur-X, UBL, CII et rendu lisible) sur toute la durée de conservation ?
• Mes justificatifs (commande, livraison, paiement) sont-ils archivés avec la facture et retrouvables ?
• Puis-je récupérer mes archives si je change de plateforme ou de prestataire ?
• Mon dispositif est-il documenté dans ma piste d’audit fiable ?

Vous êtes éditeur partenaire Solution Compatible ?

En tant que partenaire Solution Compatible, vous êtes au cœur de l’accompagnement des entreprises dans cette réforme. La mise en conformité est l’occasion d’aborder avec vos clients l’ensemble du cycle de vie de leurs factures : émission, réception, transmission, suivi… et archivage.

Pour identifier les clients auxquels l’offre d’archivage à valeur probante pourrait être proposée, contactez votre interlocuteur EsaLink ou notre équipe via la page contact.

Questions fréquentes

Passez à l’étape suivante

Vous souhaitez en savoir plus sur le partenariat EsaLink x Stratow pour l’archivage de vos factures électroniques ?