Passer à la facture électronique : le guide complet pour votre entreprise

La facturation électronique est en passe de devenir le moyen exclusif de facturation pour les entreprises en France. Ce changement représente un enjeu majeur pour les Directeurs Administratifs et Financiers qui doivent préparer leur entreprise à cette transition. Dans ce guide complet, nous vous présentons le contexte règlementaire, le calendrier des obligations, ainsi que les bonnes pratiques et étapes pour réussir votre passage à la facturation électronique.

I. Contexte règlementaire et obligations légales.

Les textes de loi encadrant la facturation électronique en France

La France a adopté l’ordonnance n° 2021-1190 le 15 septembre 2021 et celle-ci a été publiée au Journal officiel français le 16 septembre 2021.

En France, la loi Finance 2024 réaffirme la mise en place de la :

  • Facturation électronique obligatoire (e-invoicing) pour les transactions nationales entre entreprises (B2B)

  • Déclaration électronique obligatoire (e-reporting) des données transactionnelles pour les transactions B2B transfrontalières (achats et ventes), les transactions B2C taxables en France et les données de paiement pour les services.

La facturation électronique avec les organismes publics (Business-to-Government (B2G)) est déjà mise en place dans l’hexagone depuis 2017 et est obligatoire depuis le 1er janvier 2020. Les entreprises utilisent la plateforme Chorus Pro pour émettre des factures électroniques aux organismes publics et administrations et 140 millions de factures ont déjà été émises via cette plateforme.

Les entreprises concernées par l’obligation de facturation électronique

L’obligation de facturation électronique concerne toutes les entreprises établies en France, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité. Cela inclut les entreprises individuelles, les sociétés commerciales, les associations, les organismes publics et les professions libérales.

Les sanctions en cas de non-respect des obligations

Le non-respect de l’obligation de facturation électronique peut entraîner des sanctions pour les entreprises. Les pénalités encourues peuvent aller jusqu’à une amende de 5 000 € par facture non conforme, ainsi que des retards de paiement ou des litiges avec les clients et fournisseurs. Il est donc essentiel pour les Directeurs Administratifs et Financiers de veiller à la conformité de leur entreprise avec les exigences légales en matière de facturation électronique.

II. Calendrier des obligations de la facturation électronique et du E-reporting :

Les échéances selon la taille de l’entreprise :

Réception des factures électroniques

L’obligation de réception des factures électroniques concerne toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. À compter du 1er septembre 2026, elles devront être en mesure de recevoir et traiter les factures électroniques émises par leurs fournisseurs. Cette mesure vise à harmoniser les processus de facturation et à favoriser l’adoption généralisée de la facturation électronique.

Transmission des factures électroniques

En France, toutes les entreprises devront obligatoirement être en mesure de réceptionner et d’accepter les factures électroniques dès le 1er septembre 2026.

Cependant, les obligations d’émission des factures électroniques dépendent de la taille de l’entreprise :

  • Pour les Grandes Entreprises, l’échéance est fixée au 1er septembre 2026.
  • Les Entreprises de Taille Intermédiaire (Effectif 250 à 5000 | CA annuel < 1500 M€ ou total de bilan < 2000 M€) devront s’y conformer à compter du 1er septembre 2026.
  • Enfin, les PME (effectif < 250 et CA annuel < 50 M€ ou dont le total de bilan < 43 M€) et les Microentreprises (effectif < 10 et CA ou total du bilan annuel < 2 M€) auront jusqu’au 1er septembre 2027 pour se conformer à ces exigences.
Date d'obligation d'émission et de réception pour les grandes entreprises, ETI, TME & TPE dans le cadre la facturation électronique en France

Exceptions et aménagements possibles

Il est important de souligner que certaines situations spécifiques peuvent donner lieu à des exceptions ou aménagements prévus par la législation. Par exemple, les entreprises en difficulté financière ou celles qui ne disposent pas des moyens techniques pour se conformer aux obligations de facturation électronique peuvent bénéficier d’exemptions ou de dérogations temporaires. De même, certaines factures spécifiques, telles que les factures de petits montants, peuvent être exclues de l’obligation de facturation électronique. Pour bien comprendre vos obligations et les adapter en conséquence, il est essentiel de se renseigner sur les dérogations et exemptions applicables à votre entreprise.

III. E-reporting : définition, enjeux et obligations

Dans le cadre de la transition vers la facturation électronique, il est essentiel de comprendre le rôle du E-reporting. Ce dernier est étroitement lié à la dématérialisation des factures et contribue à une gestion plus efficace et sécurisée des données financières.

Comprendre ce qu’est le E-reporting et son rôle dans la facturation électronique

Le E-reporting, ou rapport électronique, est un processus permettant aux entreprises de collecter, stocker et partager des informations financières de manière numérique. Cette pratique s’inscrit dans la volonté de simplifier et d’automatiser la gestion des données financières, en réduisant les erreurs et les coûts liés au traitement manuel des documents. Dans le contexte de la facturation électronique, le E-reporting facilite la transmission des données aux autorités fiscales, tout en assurant une traçabilité et une sécurité optimales des échanges.

Les enjeux et bénéfices du E-reporting pour les entreprises

Adopter le E-reporting présente de nombreux avantages pour les entreprises. Tout d’abord, il permet d’améliorer la productivité et l’efficacité des processus financiers en automatisant la collecte et l’analyse des données. Par ailleurs, le E-reporting facilite la communication avec les partenaires, clients et fournisseurs en garantissant un accès rapide et sécurisé aux informations. Enfin, cette pratique contribue à la transition écologique en réduisant l’utilisation de papier et les déplacements liés à la transmission des documents.

Les obligations légales liées au E-reporting

En France, la législation impose aux entreprises d’adopter le E-reporting dans le cadre de la facturation électronique. Les sociétés concernées par cette obligation doivent respecter les normes et exigences fixées par les autorités fiscales en matière de format, de contenu et de transmission des données. Il est donc crucial de se conformer à ces règles pour éviter les sanctions et garantir une gestion optimale des informations financières.

En résumé, le E-reporting est un élément clé de la facturation électronique et offre de nombreux avantages aux entreprises en termes d’efficacité, de sécurité et de respect de l’environnement. Pour tirer pleinement parti de cette pratique, il est important de se conformer aux obligations légales et d’adopter les bonnes pratiques en matière de collecte, de traitement et de partage des données financières.

IV. Les bonnes pratiques pour préparer son entreprise à la facturation électronique obligatoire

Désigner un responsable de projet et constituer une équipe dédiée

Pour réussir la transition vers la facturation électronique obligatoire, il est essentiel de désigner un responsable de projet au sein de l’entreprise. Ce dernier aura pour mission de coordonner les différentes actions et de s’assurer de la bonne mise en place de la facturation électronique. Constituez également une équipe dédiée, composée de membres issus de différents services (financier, informatique, commercial), pour garantir une approche globale et optimale.

Sensibiliser et former l’ensemble des collaborateurs concernés

La facturation électronique impacte l’ensemble des processus de l’entreprise. Il est donc primordial de sensibiliser et de former les collaborateurs aux nouvelles pratiques. Organisez des sessions de formation et des ateliers pour expliquer les enjeux, les avantages et les modalités de la facturation électronique. N’hésitez pas à mettre à disposition des supports de communication et des guides pratiques pour faciliter la compréhension et l’appropriation du nouveau système.

Analyser les processus actuels de facturation et identifier les améliorations à apporter

Avant de mettre en place la facturation électronique, il est important d’analyser les processus de facturation actuels et de repérer les éventuelles améliorations à apporter. Cette étape permet d’optimiser les procédures, d’harmoniser les pratiques et d’identifier les besoins en matière d’outils et de ressources. Réalisez un audit de vos processus de facturation, identifiez les points de friction et élaborez un plan d’action pour les améliorer.

Choisir une solution de facturation électronique adaptée

Il existe de nombreuses solutions de facturation électronique sur le marché. Pour choisir celle qui convient le mieux à votre entreprise et assurer une transition réussie, il est important de prendre en compte plusieurs critères, tels que la taille de l’entreprise, le volume de factures à traiter, les fonctionnalités offertes et la compatibilité avec les systèmes d’information existants.

Intégrer la solution de facturation électronique dans le système d’information

L’intégration de la solution de facturation électronique dans le système d’information de l’entreprise est une étape clé pour garantir une transition réussie et le respect des bonnes pratiques. Il est important de travailler en étroite collaboration avec les fournisseurs de solutions et les équipes informatiques pour s’assurer que l’intégration se déroule sans problème et que les processus de facturation électronique sont opérationnels.

Mettre en place un processus d’archivage électronique sécurisé

Enfin, il est important de communiquer auprès des clients, fournisseurs et partenaires sur la transition de votre entreprise vers la facturation électronique. Cette communication permet de les informer des changements à venir, de leur expliquer les avantages de la facturation électronique et de les inciter à adopter eux-mêmes cette pratique. Vous pouvez également valoriser votre engagement en matière de responsabilité sociale et environnementale en mettant en avant les bénéfices écologiques de la dématérialisation des factures.

Assurer un suivi et une mise à jour régulière

Les réglementations et les normes en matière de facturation électronique peuvent évoluer au fil du temps. Il est donc essentiel d’assurer un suivi régulier des changements législatifs et des évolutions technologiques pour maintenir votre entreprise en conformité légale avec les exigences en vigueur et tirer pleinement parti des avantages de la facturation électronique.

Adapter les processus internes pour tirer le meilleur parti de la facturation électronique

Une fois la transition vers la facturation électronique effectuée, il est important d’adapter les processus internes de l’entreprise pour tirer le meilleur parti des fonctionnalités offertes par la solution de facturation électronique. Cela peut inclure l’amélioration de la gestion de trésorerie, la rationalisation des processus de validation et d’approbation des factures, ou encore l’exploitation des données de facturation pour optimiser les décisions commerciales et stratégiques.

En suivant ces étapes et en appliquant les bonnes pratiques pour passer à la facturation électronique, les entreprises peuvent réussir leur transition vers la dématérialisation des factures et profiter des nombreux avantages offerts par cette évolution. Il est essentiel de rester attentif aux évolutions réglementaires et technologiques, et de continuer à optimiser les processus internes pour maintenir la compétitivité et la conformité de l’entreprise.

Anticiper la transition à la facturation électronique est primordial

Dans un contexte où la facturation électronique devient obligatoire, il est crucial pour les entreprises d’anticiper et de bien préparer cette transition. D’autant plus si elles sont sujettes à des volumétries conséquentes. En effet, ne pas s’y prendre à la dernière minute permet d’éviter les écueils liés à un passage précipité et mal organisé. La mise en place d’une phase d’audit est essentielle pour initier le processus de transition vers la facturation électronique de manière structurée et efficace afin d’éviter toute perturbation dans le cycle client et cycle fournisseur.

Les entreprises qui n’anticiperont pas cette transition pourraient être confrontées à des délais de passage supplémentaires en raison d’une pénurie d’experts en dématérialisation. Plus de 5850 ETI et 146 000 PME apprêtent à passer à la facturation électronique. Un projet de e-facturation est complexe et requiert l’intervention de spécialistes pour garantir sa réussite. Dans un contexte où la demande en expertise est très forte, les entreprises qui tardent à entamer le processus pourraient se heurter à des difficultés pour mobiliser les ressources nécessaires.

De plus, ces délais supplémentaires peuvent engendrer des risques de pénalités si les échéances imposées pour le passage à la facturation électronique ne sont pas respectées. Il est donc primordial de prendre en compte ces enjeux et de planifier avec rigueur la transition vers la facturation électronique.

V. Étapes clés pour passer à la facturation électronique obligatoire :

Choisir la solution de facturation électronique adaptée à votre entreprise

Pour réussir votre passage à la facturation électronique, il est crucial de choisir une solution de facturation électronique adaptée aux besoins et aux contraintes de votre entreprise. Comparez les différentes offres du marché en tenant compte des fonctionnalités, de la compatibilité avec vos systèmes existants, de la sécurité des données et du coût. Optez pour une solution qui facilite l’émission, la réception et le suivi des factures électroniques tout en garantissant leur conformité réglementaire.

Intégrer la solution de facturation électronique dans votre système d’information

Une fois la solution de facturation électronique sélectionnée, il est nécessaire de procéder à son intégration dans votre système d’information. Travaillez en étroite collaboration avec votre équipe informatique et le prestataire de la solution pour assurer une intégration fluide et sans perturbation de vos processus métier. N’oubliez pas de prévoir des tests et des phases de recette pour valider le bon fonctionnement de la solution avant son déploiement complet.

Assurer la transition en douceur vers la facturation électronique

Pour une transition en douceur vers la facturation électronique obligatoire, il est recommandé de procéder par étapes. Commencez par un déploiement progressif de la solution, en l’appliquant d’abord à un échantillon de clients et fournisseurs, puis en l’étendant progressivement à l’ensemble de votre portefeuille. Cette approche permet de détecter et de corriger les éventuelles anomalies avant de généraliser la facturation électronique au sein de votre entreprise.

Suivre et optimiser en continu le processus de facturation électronique

Enfin, il est important de mettre en place un suivi régulier et une optimisation de performance de votre système de facturation électronique. Identifiez les indicateurs clés de performance (KPI) pertinents, tels que le taux d’acceptation des factures, le délai moyen de traitement ou le taux de litiges. Utilisez ces données pour ajuster et optimiser en continu votre processus de facturation électronique, afin de garantir une efficacité maximale et une conformité continue avec les exigences réglementaires.

VI. Les avantages de la facturation électronique pour votre entreprise :

Réduction des coûts et gains de productivité

Le passage à la facturation électronique obligatoire permet de réaliser des économies significatives pour votre entreprise. En dématérialisant vos factures, vous réduisez les coûts liés à l’impression, l’affranchissement et le stockage des documents papier. De plus, en automatisant les processus de facturation, vous diminuez les erreurs et les tâches manuelles répétitives, permettant ainsi d’optimiser la productivité de vos équipes.

Amélioration de la gestion de trésorerie

La facturation électronique facilite le suivi des factures et permet de réduire les délais de paiement. Grâce à une meilleure visibilité sur les factures émises et reçues, vous pouvez anticiper les flux de trésorerie et mieux gérer les échéances de paiement. Ainsi, la facturation électronique contribue à améliorer la gestion de trésorerie et à renforcer la santé financière de votre entreprise.

Traçabilité et sécurité renforcées

Avec la facturation électronique obligatoire, vous bénéficiez d’une traçabilité accrue et d’une sécurité renforcée pour vos documents comptables. Chaque facture électronique est horodatée et signée électroniquement, garantissant ainsi son intégrité et son authenticité. De plus, l’archivage numérique sécurisé permet de conserver les factures électroniques dans le respect des exigences légales et de les retrouver facilement en cas de besoin.

Contribution à la protection de l’environnement

En adoptant la facturation électronique, votre entreprise contribue activement à la protection de l’environnement. En effet, en réduisant la consommation de papier et les émissions de CO2 liées au transport des factures, vous participez à la réduction de l’empreinte écologique de votre entreprise. La facturation électronique s’inscrit donc dans une démarche de responsabilité sociale et environnementale en phase avec la transformation digitale de votre entreprise.

Synthèse des enjeux et des étapes pour passer à la facturation électronique

Vous l’avez compris, la transition vers la facturation électronique nécessite anticipation. Une approche structurée et rigoureuse sont indispensables pour garantir la conformité légale, optimiser les processus internes et profiter pleinement des avantages offerts par la dématérialisation des factures.

Dans le contexte de la transformation digitale, la facture électronique constitue un changement majeur pour les entreprises. Pour réussir cette transition, il est essentiel de suivre des étapes clés : désigner un responsable de projet, analyser les processus de facturation actuels, choisir une solution adaptée, former les collaborateurs, intégrer la solution dans le système d’information et mettre en place un archivage électronique sécurisé.

Le suivi des performances et la communication auprès des clients, fournisseurs et partenaires sont également cruciaux. Enfin, il est nécessaire de rester informé des évolutions réglementaires et de les intégrer aux processus internes pour tirer pleinement parti de la facturation électronique.

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